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Wie Unterlagen ordnen? Mein System.

Es gibt zahlreiche Bücher und Artikel im Internet, wie man am besten seine persönlichen Unterlagen ordnet. Viele davon habe ich ausprobiert und bin für mich zu folgendem System gekommen:

Persönlicher Ordner

Ausgangspunkt für die gesamte Ablage ist ein persönlicher Ordner. Dieser persönliche Ordner wird unterteilt in Kategorien wie Arbeit, Dokumente, Versicherungen, etc.

Kategorien

Die Kategorien bilden die Grundlage der Strukturierung.

Typische Kategorien sind: Altersvorsorge, Anstellungen, Ausbildung, Ausweise, Banken, Bedienungsanleitungen, Bilder und Fotos, Dokumente, Fahrzeuge, Garantien, Haus, IDs, Jahrestage, Kommunikation, Lebenslauf, Rechnungen, Reisen, Schulen, Steuer, Versicherungen, Wohnen.

Die Kategorien sind alphabetisch sortiert. Mit einer Ausnahme Laufende Ausgaben, die ganz oben liegt.

In der Kategorie Laufende Ausgaben sind alle laufenden Ausgaben wie Abonnements, Mitgliedschaften und Verträge gesammelt, um schnell einen vollständigen Blick über die laufenden Ausgaben zu erhalten. Details können dann in den jeweils passenden Kategorien stehen.

Innerhalb der Kategorien wird alphabetisch sortiert. Dann zeitlich sortiert, das neuste Dokument immer oben.

Wenn eine Kategorie zu groß wird, dann wird sie in einen eigenen Ordner ausgelagert. Im persönlichen Ordner befindet sich dann nur noch ein Kurzüberblick und ein Verweis auf den Kategorien-Ordner und seinen Standort.

Wie finde ich die passende Kategorie?

Häufig ist die größte Schwierigkeit, die passende Kategorie zu finden.

Zum Beispiel bei der KFZ-Steuer und -Versicherung. Gehört dies nun unter Steuer und Versicherung oder unter Fahrzeuge?

Will man wissen, was einem das Auto so kostet, ist es nahliegend, diese Dokumente unter Fahrzeuge abzulegen.

Da bei mir diese Frage die Laufenden Ausgaben beantwortet, habe ich mich dagegen entschieden und sortiere jede Steuer in der Kategorie Steuer ein, und jede Versicherung in der Kategorie Versicherungen. Das Prinzip ist dann ohne Ausnahmen und einfach.

Wo ich mir unsicher bin, habe ich mir auf das Kategorienblatt geschrieben, was hier einsortiert wird und was nicht.

A – Z

Im persönlichen Ordner befindet sich nach den Kategorien noch ein ganz normales A - Z Register.

Wenn etwas nicht einer Kategorien zugeordnet werden kann, dann wird in dieses A - Z Register einordnet.

Wird ein A - Z Registerblatt zu dick, so wird es zu einer neuen Kategorie.

Suchreihenfolge

Die Suchreihenfolge ist: Persönlicher Ordner -> Kategorie -> A - Z Register.

Falls die Kategorie in einem eigenen Ordner ausgelagert wurde, einhält die Kategorie einen Verweis auf diesen Kategorieordner.

Unersetzbare Dokumente - Dokumentenmappe

Unersetzbare Dokumente gehören in einen Banktresor, feuerfesten Tresor oder mindestens in eine Feuerschutzbox.

Daher habe ich alle unersetzbaren Dokumente in eine Dokumentenmappe mit A - Z Register ausgelagert.

Kopien der unersetzbaren Dokumente befinden sich in dem persönlichen Ordner, so dass ich nur Zugriff auf die Dokumentenmappe benötige, wenn ich wirklich ein Originaldokument benötige. Nur dadurch bleibt die Auslagerung Banktresor praktikabel.

Vorsorgemappe

Heute ist eine Vorsorgemappe mit gesundheitlichen Daten und Vollmachten ein Muss. darum habe ich all diese Dokumente aus dem persönlichen Ordner in eine eigene Vorsorgemappe ausgelagert.

PC

Große Teile seiner Dokumente kann man auch elektronisch verwalten.

Wenn man dies tut, so muss man eine funktionierende Datensicherung haben und sich über den Datenschutz Gedanken manchen.

Je persönlichem Ordner habe ich ein Verzeichnis angelegt. Diese enthält ein gleichnamiges Libre Office Dokument1 und Unterordner der Kategorien, zu denen es elektronische Dokumente gibt. Wer einen Scanner hat und den Aufwand nicht scheut kann hier alle Dokumente elektronisch ablegen.

Bei mir sieht das dann wie folgt aus:

/User
    /Banken
    /Briefe
    /Fahrzeuge
    /Rechnungen
    /Steuer
    /Versicherungen

Ein Libre Office Dokument enthält die Kategorie Trennblätter und weitere Angaben. Hier ein Beispiel für ein Trennblatt:

Versicherungen

A Versicherung
    1. Vertrag/Nummer/Betrag
    2. Vertrag/Nummer/Betrag
B. Versicherung
    1. Vertrag/Nummer/Betrag
    ...

Die Kategorie Trennblätter dienen in normalen Prospekthüllen als Trennblätter im Ordner. Und mit den zusätzlichen Angaben habe ich imm Ordner einen schnellen Überblick über den Inhalt der Kategorie und im elektronischem Dokumenten einen Überblick über den Inhalt des Ordners.

Eine Keepass Datei enthält die ID’s und Passwörter.

Vorsorgemappe

Heute ist eine Vorsorgemappe mit gesundheitlichen Daten und Vollmachten ein Muss.

Sonstiges

Familie

Je Familienmitglied wird ein persönlicher Ordner angelegt und einen Familienordner für gemeinsame Daten.

Evernote und andere?

Warum verwende ich nicht Evernote oder vergleichbare Programme. Evernote wäre technisch sehr gut geeignet für einen elektronischen Ordner. Leider handelt es sich um eine amerikanische Firma. Und spätestens mit dem PATRIOT ACT Gesetzt ist meines Erachtens eine Nutzung für private Daten nicht mehr möglich. Siehe dazu auch Zugriff auf Zuruf?, iX, 01.2012 .

Fazit

Das System ist einfach zu handhaben und funktioniert recht gut.

Die Umstellung war aber aufwändiger als ich gedacht habe und ist immer noch nicht vollständig abgeschlossen.

Besser wäre, noch mehr Dokumente ein zu scannen, aber dies ist ohne Einzugsscanner sehr sehr aufwändig.


  1. Hier kann man natürlich Open Office, MS Word oder andere nutzen. Wichtig ist, dass das Dateiformat lange unterstützt wird und das Programm nach einem Rechnertausch sofort verfügbar ist. Mir reichen die Open Source Programme vollständig aus, und man kann sie auch auf anderen Rechnern beliebig installieren. Eine vernünftige Datensicherung vorausgesetzt kann man damit sofort weiterarbeiten. ↩︎